‘Beter een korte smak dan een lange jammer’

02 april 2019
Het Kwaliteitsnetwerk mbo organiseerde een docententafel over het onderwerp ‘het aanspreken van collega’s’. Onder leiding van Anna de Rijk ontstond een levendig gesprek tussen docenten van het Da Vinci College, ROC Nijmegen en ROC West-Brabant. ‘Het begint met het maken en vastleggen van afspraken. Daarna kun je collega’s pas aanspreken.’

‘Moet er iets fout gaan om van aanspreken te spreken?’ Met die vraag start Anna de Rijk de middag. Ja, vindt Anneli. ‘Er is een verschil tussen iets bespreken en iemand aanspreken’, stelt zij. Leo is het hiermee eens. Hij wijst meteen op een teer punt dat later die middag nog verschillende keren terugkomt: ‘Afspraken zijn vaak rekbaar. Sommigen vinden het ook bedreigend als je ze vastlegt.’ Luuk beaamt dit. ‘Dat is een belangrijk verschil tussen het onderwijs en het bedrijfsleven; daar kom je er niet mee weg als je afspraken niet nakomt.’ ‘Een duidelijke hiërarchische gezagsverhouding is er in het onderwijs niet. Je kunt dus vaak niets afdwingen, maar het begint in elk geval met afspraken goed vastleggen’, voegt een ander toe.

Na deze opening deelt Anna waardevolle informatie. ‘Aanspreken kan alleen als iedereen zich veilig voelt’, geeft ze aan. ‘Hoe groter het team, hoe makkelijker coalities binnen het team ontstaan. Daarom is er een belangrijke rol voor de voorzitter van een vergadering weggelegd, dat hoeft lang niet altijd een leidinggevende te zijn. Sterker, soms werkt het beter als het juist niet de leidinggevende is die een vergadering voorzit. Die voorzitter moet de cultuur bewaken en zorgen dat die veilig is. Cultuur bepaalt namelijk in grote mate of en hoe je iemand aanspreekt’, stelt ze.

Communicatie heeft naast cultuur vooral ook met karakter en persoonlijkheidskenmerken te maken. ‘De best functionerende teams kennen verschillende karakters met verschillende persoonskenmerken’, vervolgt Anna. ‘Diversiteit is een kracht, maar dan moet je elkaar wel begrijpen. Wat iemand met het woord watermeloen bedoelt is glashelder. Maar woorden als veiligheid of eigenaarschap hebben voor verschillende mensen verschillende betekenissen. Het is belangrijk dat je precies weet wat de ander bedoelt.’ ‘En benoem de verschillen die je in een organisatie ziet. Iedereen weet wel waar de ander staat. Daar mag je ook eerlijk over zijn naar elkaar toe’, vindt Femke.

Cultuur en karakter bepalen dus grotendeels of en hoe mensen elkaar aanspreken. Sommigen in het onderwijs vinden het geven en ontvangen van feedback lastig, ze voelen zich dan kwetsbaar. Dit herkennen bijna alle aanwezigen in hun eigen teams. Merel wijt dit ook aan de aard van het werk. ‘Docenten doen vaak solowerk, een groot deel van de tijd staan ze alléén voor de klas. Collega’s zien en weten van elkaar niet altijd hoe ze functioneren. Dit maakt dat ze elkaar niet aanspreken. In vergaderingen of tijdens trainingen gebeurt dit soms wel, maar daarna gaat iedereen vaak weer zijn eigen gang.’ Ook hier is veiligheid een belangrijke voorwaarde. Anna: ‘Onwillige collega’s krijg je vooral mee door welgemeende complimenten te geven. Gedragsverandering begint bij jezelf, doordat jij je anders gedraagt, doet een ander dit ook.’

Vervolgens wisselen de docenten uit hoe ze elkaar nu al wél aanspreken. Marvin: ‘We spreken bij ons op school regelmatig over de aanspreekcultuur en maken daar ook afspraken over. Maar het verwatert vaak snel waarna iedereen terugvalt in oud gedrag.’ ‘Daarom heb je iemand nodig die het team op de rails houdt’, reageert een van de docenten. Eén van de andere deelnemers vult aan: ‘Wij vatten aan het eind van een vergadering samen en leggen afspraken vast. Dat kost soms een half uur, maar daar heb je veel profijt van.’ ‘Dat vastleggen is fijn en noodzakelijk’, beaamt Anna. ‘Elkaar in de groep – tijdens een teamvergadering – aanspreken is ook heel nuttig. Dat is misschien even spannend maar doordat het transparant is, is het veel veiliger dan elkaar één-op-één achteraf aanspreken.’ Vervolgens komen verschillende tips voorbij die helpen om afspraken en verantwoordelijkheden vast te leggen. Een online tool als Trello bijvoorbeeld. Het kan ook helpen om mensen van buiten uit te nodigen of een observant aan te wijzen, klinkt het uit verschillende hoeken. Over één ding zijn de aanwezigen het eens: de kracht zit in de herhaling.

Gedurende de middag worden de voorwaarden voor een prettige omgang- en aanspreekcultuur steeds duidelijker. Het woord eigenaarschap valt regelmatig. Anna: ‘De belangrijkste regel in veranderingsprocessen is eigenaarschap. Mensen moeten zich verantwoordelijk voelen voor hun aandeel. Anders steken ze ook geen energie in verandering. En wil je je eigenaar voelen van iets, dan moet je mee kunnen praten.’ Vervolgens introduceert Anna een cirkel die samenvat wat eerder is besproken. Die cirkel begint met afspreken, via uitspreken wat je dwars zit en bespreken wat je daaraan kunt doen, kom je weer uit bij afspreken wat je anders gaat doen. Het is vooral belangrijk om tijd te blijven maken om deze stappen met elkaar te doorlopen. ‘En maak het tot een prioriteit’, vult iemand aan. Volgens Luuk gaat het ook om lef. Durf elkaar aan te spreken: beter een korte smak dan een lange jammer’, vat hij tot slot treffend samen.

Op 6 juni is een volgende docententafel. Het onderwerp ‘aanspreken’ komt ook aan de orde op het congres van het Kwaliteitsnetwerk mbo op 3 oktober in Rotterdam.